Het lijkt natuurlijk ideaal voor het zoeken naar nieuwe klanten of de verkenning van nieuwe markten: Een zoektocht op het internet naar mogelijke geïnteresseerden en potentiële klanten. De contactgegevens van Duitse bedrijven zijn door het in Duitsland wettelijk verplichte ‘impressum’ gemakkelijk te vinden op de websites van ondernemingen.
Maar voorzichtigheid is geboden. Het feit dat de contactgegevens op websites worden vermeld, betekent niet automatisch dat de betrokken bedrijven zonder meer kunnen worden gecontacteerd voor reclame- en acquisitiedoeleinden.
Uitdrukkelijke toestemming noodzakelijk
Op grond van de Duitse wet op oneerlijke concurrentie (UWG) kan reclame snel als onredelijke contactopname worden aangemerkt als de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de geadresseerde ontbreekt.
Reclame is in dit verband niet alleen een direct product-gerelateerde aanbieding, maar ook een indirecte verkoopbevordering, die kan bestaan uit persberichten, nieuwsbrieven, productaanbevelingen van derden en dergelijke.
Als toestemming wordt gegeven voor het ontvangen van reclame per e-mail, is het vereist dat de persoon die toestemming geeft zich ervan bewust is, dat zijn of haar verklaring als een toestemming wordt begrepen. Het moet voor de instemmende partij ook duidelijk zijn op welke producten of diensten de toestemming betrekking heeft. Bovendien moet de toestemming zijn gegeven vóórdat een eerste reclame-e-mail wordt ontvangen. Reclamemails die de ontvanger (tevens) informeren dat hij of zij bezwaar kan maken tegen toekomstige reclamemails zijn dus ook niet toegestaan tenzij van tevoren expliciet toestemming voor het toezenden van reclamemails werd verleend. De toestemming dient ook expliciet naar het reclamekanaal "e-mail" te verwijzen; een veronderstelde toestemming of toestemming door impliciet gedrag is niet voldoende.
Toestemming met bevestigingsmail
Het is raadzaam om de toestemming schriftelijk te ontvangen om onzekerheden en problemen te voorkomen. Bij het elektronisch genereren van adressen – bijvoorbeeld via een website - dient de zogenaamde "double opt-in" procedure te worden gebruikt. Hier laat de geadresseerde eerst zijn of haar e-mailadres achter en ontvangt vervolgens een e-mail met een bevestigingslink. Deze eerste e-mail mag nog geen reclame bevatten, aangezien de toestemming pas wordt gegeven als de bevestiging wordt verzonden en dus nog ontbreekt als de eerste e-mail wordt ontvangen.
Strikte voorwaarden voor bestaande klanten
Bij wijze van uitzondering is het mogelijk om af te wijken van deze eis van expliciete toestemming indien de geadresseerden bestaande klanten zijn. Maar ook in dit geval gelden er strikte voorwaarden, bijvoorbeeld dat het e-mailadres van de ontvanger is verkregen in verband met een eerdere verkoop van een goed of dienst en dat hetzelfde mailadres wordt gebruikt voor het maken van reclame voor soortgelijke goederen of diensten. Uiteraard mag de ontvanger in dit geval geen bezwaar hebben gemaakt tegen het gebruik van zijn of haar e-mailadres en moet hij te allen tijde in de gelegenheid worden gesteld bezwaar te maken tegen het gebruik van zijn e-mailadres.
Op B2B-niveau kan bij telefonisch contact met de ontvanger per uitzondering een veronderstelde toestemming van degene die wordt gebeld worden aangenomen. Van een dergelijke veronderstelde toestemming kan sprake zijn als degene die wordt gebeld objectief gezien geïnteresseerd is in een dergelijke oproep. Bijvoorbeeld als een oproep verband houdt met een zakelijke transactie die in het verleden al is uitgevoerd tussen degene die belt en degene die wordt gebeld. In ieder geval moet degene die belt kunnen verwachten dat degene die wordt gebeld het gesprek positief zal classificeren en dat hij of zij verwacht zo'n oproep te ontvangen.
Regels voor B2B en B2C verschillen
Een wijdverbreide misvatting is dat de bovengenoemde regels en verboden niet van toepassing zijn op B2B-niveau, d.w.z. bij zakelijke transacties tussen ondernemers, maar alleen in de relatie tussen ondernemers en consumenten.
Er kunnen boetes tot 300.000 euro worden opgelegd voor ongeoorloofde telefonische reclame aan consumenten. Dit geldt niet voor niet toegestane telefonische reclame bij andere ondernemers. Er is echter ook een verbod op telefoonnummeronderdrukking, dat zowel op B2C- als op B2B-niveau van toepassing is. Een overtreding van dit verbod wordt ook bestraft met een boete, maar "slechts" tot een maximum van 10.000 euro.
Van ondernemers die zich bezighouden met illegale reclame via e-mail of telefoon, of het nu gaat om consumenten of andere ondernemers, kan ook schadevergoeding worden gevorderd of kan in rechte een verbod worden geëist.
Een ondoordacht telefoontje of een onzorgvuldig en met goede bedoelingen verzonden e-mail kan dus duur uitpakken. Zoek vooraf dus goed uit in hoeverre u op veilige manier gebruik kunt maken van deze acquisitiemogelijkheden.