Duitsland staat voor een gigantische taak: de snelle uitbreiding van hernieuwbare energie en bijbehorende infrastructuur. Om daarin te slagen moeten bedrijven anders gaan denken en nieuwe strategieën ontwikkelen voor de manier waarop zij goedkeuringsprocedures benaderen. Uit ervaring blijkt dat zes factoren bijzonder nuttig zijn om projecten met succes uit te voeren.
Een gastartikel van Tessa Rodewaldt en Michael Götz, van Beust & Coll. Beratungsgesellschaft
Met de zomer kwam het "Sommerpaket": Na de 500 pagina’s van het voorgaande "paaspakket", moet dit pakket de uitbreiding van hernieuwbare energie verder bevorderen. De Duitse regering geeft gas. De noodzaak is namelijk groot: zonder koerswijziging zal Duitsland zijn klimaatdoelstellingen duidelijk niet halen. Volgens het Intergouvernementeel Panel inzake Klimaatverandering (IPCC) zijn de gevolgen van de opwarming van de aarde nu al drastischer dan voorspeld. En de oorlog in Oekraïne toont eens te meer aan hoe belangrijk het is om los te komen van eenzijdige en dominante afhankelijkheden en om de basis te leggen voor een gediversifieerde en in toenemende mate klimaatneutrale energievoorziening.
Of de transformatie slaagt, zal echter in de regio worden beslist. De plannings- en goedkeuringsprocedures moeten worden vereenvoudigd. Dat ontlast zowel de gemeenten als het bedrijfsleven bij administraties en maakt de regio aantrekkelijker als vestigingsplaats. Maar het is niet genoeg om de vele projecten aan te kunnen die Duitsland te verwerken krijgt. Om projecten succesvol, snel en met rechtszekerheid uit te voeren, moeten drie stappen met elkaar worden verbonden: juridische hervormingen, nieuwe manieren van samenwerking en een modern beheer van de goedkeuringsprocedures. Vooral bedrijven kunnen en moeten nu handelen, voordat de wetten van kracht worden, en een cultuurverandering in gang zetten.
Het gaat vooral om het beheer van procedures en doelgerichte samenwerking tussen de voor de uitvoering verantwoordelijke niveaus. Instanties melden hoe aanvragen en projecten mislukken omdat de uitwisseling niet werkt. Ook bondsminister Robert Habeck benadrukt dat samenwerking in de politiek belangrijker wordt: "Het zou het beste zijn als de winnaars degenen zijn die de beste concepten het snelst uitvoeren en het de anderen niet moeilijk maken", zegt hij. Voor bedrijven is het duidelijk: wie samenwerking centraal stelt, creëert een goede basis voor een efficiënt proces. Zes benaderingen laten zien hoe.
1. forums bouwen
Voordat concrete projectaanvragen worden ingediend, kunnen bedrijven alvast een basis leggen door iedereen samen te brengen die belang heeft bij een succesvolle uitvoering van projecten. Goedkeuringsinstanties, planners en projectontwikkelaars bepalen in een zo vroeg mogelijk stadium gezamenlijk de doelstellingen en de noodzakelijke technische input in het kader van de toepasselijke wetgeving. Door constructieve fora op te richten, winnen bedrijven ook in een vroeg stadium externe pleitbezorgers en kunnen de besluitvormers ter plaatse zich met een vooruitziende blik positioneren. In geen geval mogen bedrijven "rustig" alles vanuit hun standpunt tijdrovend en schijnbaar perfect voorbereiden, om er tijdens de eerste ontmoeting met de autoriteiten achter te komen dat zij een andere kijk op de dingen hebben.
2. belanghebbenden erbij betrekken
Over infrastructuurprojecten wordt ter plekke besloten. Het lokale maatschappij is dan ook een van de belangrijkste belanghebbenden bij de planning en uitvoering van dergelijke projecten. Bedrijven moeten hen er vanaf het begin bij betrekken en hen aanspreken op een manier die bij de doelgroep past: met duidelijke taal, eerlijke informatie en een oprechte belangstelling voor dialoog. Dit houdt ook in dat kritische stemmen worden toegelaten. Een teken van open uitwisseling kan het organiseren van gezamenlijke evenementen zijn, bijvoorbeeld dialoogmarkten.
3. live transparantie
Communicatie is een permanente taak bij infrastructuurprojecten. Het moet worden afgestemd op de doelgroep en op verschillende manieren worden gepresenteerd, via lokale media, sociale media, deelname aan lokale evenementen of het organiseren van eigen evenementen. Duidelijke kanalen voor vragen en klachten helpen de communicatie in goede banen te leiden. Om transparantie niet alleen uit te leggen, maar ook waar te maken, moeten bedrijven aanspreekbaar zijn. Zij kunnen dit doen door bevoegde contactpersonen aan te wijzen die ter plaatse aanwezig zijn, bijvoorbeeld in een contactbureau. De werknemers daar zijn vaak de beste communicatoren. Zij hebben echter competent leiderschap en steun nodig.
4. protest verdragen
Bij elk infrastructuurproject zijn protesten. Als Duitsland zijn klimaat- en industriedoelstellingen wil bereiken, zal het in en door velden moeten graven, het verkeer omleiden en landschappen veranderen. Er zijn nieuwe compromissen nodig - van alle kanten. Het is belangrijk dit van meet af aan duidelijk te stellen en het gemeenschappelijke doel niet uit het oog te verliezen. Als je goed plant en communiceert, moet je ook tegen protesten bestand zijn. Dat is een deel van de ommekeer. Maar het ontslaat bedrijven er niet van bruggen te slaan en hun eigen argumenten begrijpelijk te maken. Dit kan slechts in beperkte mate worden bereikt in het kader van het bestuursrecht. Creativiteit en bemiddeling zijn nodig. Er kan immers alleen vooruitgang worden geboekt als mensen met elkaar praten, en niet langs elkaar heen.
5 Expertise aanbieden
Bedrijven mogen niet met de autoriteiten overleggen over een lopende goedkeuringsprocedure, maar wel over de benodigde expertise. Zo weten bedrijven waaraan ze moeten werken en weten de autoriteiten dat het de aanvraag niet ontbreekt aan informatie, adviezen van deskundigen of ander bewijsmateriaal. Door expertise en capaciteiten ter beschikking te stellen na een duidelijke en open rolverdeling met "hun" bevoegdheid, kunnen bedrijven ook processen versnellen. Het is belangrijk om altijd op een respectvolle manier met de autoriteit te communiceren. En de overheid moet ook openstaan voor nieuwe beheersmethoden. Het inschakelen van speciale procesmanagers of adviesbureaus kan een efficiënte bouwsteen voor succes zijn.
6 Middelen vrijmaken
Als de nadruk op samenwerking ligt, moet er ook een nauwe uitwisseling binnen het bedrijf zijn. Het verantwoordelijke projectmanagement moet alle disciplines in een netwerk onderbrengen en regelmatig samenbrengen, of het nu gaat om controle, communicatie, juridisch, technisch of politiek. Het zorgt ervoor dat er geen kennisbarrières of vertaalproblemen ontstaan. Projectbeheer is dan ook geen technisch maar algemeen beheer op het hoogste niveau. Daartoe moeten middelen worden vrijgemaakt en competenties extern worden aangevuld om belangrijke taken uit te voeren, de efficiëntie te vergroten en de communicatie te waarborgen.
Conclusie
Op grond van onze ervaring met de begeleiding van talrijke infrastructuurprojecten zijn wij ervan overtuigd dat de door het Duits ministerie van Economie geïnitieerde hervormingen noodzakelijk zijn. Zij vormen echter slechts de eerste stap naar een "ommekeer" in de plannings- en goedkeuringsprocedures. Met de zes succesfactoren willen wij bedrijven helpen om grote projecten zodanig te beheren dat zij gezamenlijk en succesvol slagen. Het grote gemeenschappelijke doel om een steeds meer klimaatneutrale en gediversifieerde energievoorziening tot stand te brengen is een kans voor een nieuwe samenwerkingscultuur en dus een reden voor optimisme. Wie nu competente en ervaren krachten opbouwt en vastlegt, creëert een goede uitgangspositie voor toekomstige vergunningsprocedures - en dus voor de dringend noodzakelijke uitbreiding van hernieuwbare energie.
Over de auteurs
Michael Götz
is Executive Consultant bij von Beust & Coll. Beratungsgesellschaft en managing partner van het managementadviesbureau APUS Partners. Hij heeft meer dan 20 jaar managementervaring in de industrie- en grondstoffensector bij DAX- en MDAX-bedrijven. Zijn expertise ligt in de organisatie en het beheer van plannings- en goedkeuringsprocedures met inspraak van het publiek voor grootschalige projecten, alsmede in duurzaamheidsvraagstukken, beheer van belanghebbenden en communicatie met de autoriteiten.
Tessa Rodewaldt
is partner bij von Beust & Coll. Adviesbureau. Zij heeft meer dan 15 jaar ervaring in strategisch beleidsadvies en in het werken met bedrijven, verenigingen en NGO's, vooral op het gebied van energie-, industrie- en infrastructuurbeleid. Haar expertise ligt vooral in strategisch advies over infrastructuurprojecten op alle relevante politieke niveaus, in stakeholdermanagement en in het opbouwen en beheren van allianties.
Related News
